MALANG (Lenteratoday) - Usai pembangunan selama 1 tahun lebih, kini Gedung Depot Arsip Kota Malang direncanakan untuk dirilis pada Desember 2023 mendatang. Dengan kehadiran gedung 3 lantai ini, Depot Arsip menjanjikan peningkatan signifikan dalam pengelolaan arsip di Kota Malang yang efisien dan terarah.
"Itu sudah selesai pembangunannya, di tanggal 6 Desember 2023 nanti kita launching," ujar Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang, Yayuk Hermiati, saat dikonfirmasi awak media, Rabu (29/11/2023).
Dalam pengelolaan arsip, Yayuk menjelaskan bahwa arsip yang telah diolah saat ini masih terbatas pada beberapa Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Namun demikian, Yayuk menggarisbawahi pentingnya pembinaan dan sosialisasi kepada perangkat daerah lain. Hal ini untuk memastikan partisipasi optimal dalam penyimpanan arsip di Depot Arsip nantinya.
Lebih lanjut, Yayuk menyebutkan, terdapat spesifikasi khusus dalam pengelolaan arsip di Depot Arsip ini. Menurutnya, arsip dengan umur di atas 10 tahun dan memiliki kriteria tertentu akan disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) yang terletak di dalam depot arsip. Sedangkan arsip yang berumur kurang dari 10 tahun akan tetap disimpan oleh OPD masing-masing hingga memenuhi syarat untuk diserahkan ke Depot Arsip.
"Ada spesifikasi tersendiri terkait jenis arsip yang bisa dimasukkan ke Depot Arsip ini. Misalnya, undangan tidak termasuk di dalamnya. Kemudian, arsip yang memiliki nilai autentikasi data akan disimpan di tempat kami," ungkap Yayuk.
Masih menurut Yayuk, ia menuturkan bahwa gedung 3 lantai ini menawarkan ruang pameran di lantai satu. Menurutnya, bagian tersebut memungkinkan masyarakat untuk memahami lebih dalam mengenai sejarah Kota Malang, melalui dokumen arsip yang dipajang.
Sementara lantai dua, sambungnya, dirancang sebagai ruang pengolahan arsip yang sesuai dengan standar arsiparis. Dengan infrastruktur seperti rak khusus yang dilengkapi dengan teknologi roll opact dan pengaturan suhu yang disesuaikan untuk mencegah kerusakan pada arsip.
"Istilahnya yang disimpan itu arsip berharga yang sewaktu-waktu dibutuhkan lagi. Kemudian sebelum kita pindah ke sini, sudah mengolah beberapa araip untuk alihmedia. Ada berapa puluh ribu, intinya sudah banyak yang dialihmediakan," tambahnya.
Diperkirakan, Depot Arsip ini mampu menampung arsip dari seluruh OPD Kota Malang yang memenuhi syarat kelayakan penyimpanan. Dengan adanya jadwal retensi arsip, menurutnya Depot Arsip berperan penting dalam menentukan arsip mana yang boleh dimusnahkan dan mana yang harus tetap tersimpan.
"Jadi misalnya RSUD Kota Malang, itu punya rekam medik pasien yang banyak. Itu mana yang bisa dimusnahkan mana yang harus tersimpan," seruny.
Saat disinggung mengenai anggaran, Yayuk mengatakan bahwa pembangunan Depot Arsip menelan dana sekitar Rp 7 miliar. Dengan rincian yakni, di tahun 2022, anggaran pembangunan lantai 1 sekitar Rp 3 miliar yang disesuaikan setelah proses lelang. Sedangkan pembangunan lantai 2 dan 3, dianggarkan sebesar Rp 4 miliar usai melalui proses lelang.
"Akhir bulan November 2022, teman-teman sudah ada yang ngantor di sini. Arsiparis ada 9 orang, cewek semua." pungkasnya.
Reporter: Santi Wahyu|Editor:widyawati
.jpg)
